Six grands principes pour réussir le montage financier d’un dispositif de formation à distance

Comment faire le montage financier d’un dispositif de FOAD ?

L’élaboration du budget prévisionnel d’un dispositif de FOAD doit prendre en compte certains principes incontournables pour donner des bases solides au projet.

Je propose ici six principes qui me semblent primordiaux.

Principe n°1 : Poser les bases d’un projet solide (produit, cible, stratégie)

Le projet doit faire l’objet d’une étude de faisabilité et d’opportunité (étude de marché), afin qu’il ne s’inscrive pas uniquement dans une optique d’expérimentation (action innovante par exemple). Le produit seul ne suffit pas, il faut également mettre en place une stratégie (de communication ou de commercialisation).
Il faut par conséquent faire une analyse détaillée des besoins de formation du public visé :
- caractéristiques et profils types des inscrits potentiels (la cible)
- contenu et objectifs de la formation
- contraintes liées à la distance des inscrits potentiels
Cette analyse permettra de faire l’inventaire des moyens, matériels et humains (principe n°3), à mettre en oeuvre, à faire vivre et à développer.

Principe n°2 : Déterminer les recettes du dispositif

Il s’agit de faire une estimation des produits constitutifs du budget prévisionnel.
Au départ, il n’est pas simple d’évaluer les recettes, mais on peut s’appuyer sur une base raisonnable, que l’on détermine à l’aide de trois éléments principaux :
- tarif de la formation (qui évolue au cours du montage financier)
- organisation générale du dispositif (dont les données évoluent au cours du montage financier)
- prévision du nombre d’inscrits (évaluée lors de l’étude de marché et du public cible)

Les produits incluent principalement les recettes issues des inscriptions (source principale) et les subventions internes et externes éventuelles.

Principe n°3 : Evaluer les dépenses du dispositif découlant de l’analyse

On doit en effet élaborer un inventaire détaillé des charges fixes liées aux investissements et des charges variables liées à l’exploitation, c’est-à-dire les coûts de fonctionnement (voir les postes du budget prévisionnel proposé dans le cours).

On tâchera d’être exhaustif et prudent pour bien repérer :
- ce qui relève des investissements (coûts de conception et de communication) et ce qui relève de la phase d’exploitation (coûts de fonctionnement).
- Les coûts apparents (ex : achat d’un serveur) et les coûts cachés (ex : temps/ travail affecté à une activité au niveau de la conception, de la coordination, du suivi pédagogique, etc.)

Principe n°4 : La coordination du projet (un chef de projet et des outils de gestion et de suivi)

La coordination du projet est indispensable pour assurer le bon enchaînement et le suivi des étapes, et le respect des délais, dans la conception, la réalisation et la vie du dispositif. Dans la phase de mise en place, elle intervient lors de la conception (étude de faisabilité et analyse des besoins) et lors de la réalisation.
A priori, le poste de coordination correspond essentiellement à du temps/ travail investi dans l’organisation de réunions de suivi et de coordination et dans le développement d’outils de suivi.
Pour comptabiliser les dépenses liées à la coordination, on pourra soit estimer un nombre de jours hommes pour l’ensemble des tâches liées à la coordination, soit affecter un pourcentage de l’enveloppe globale des recettes.

Principe n°5 : Définir les activités d’accompagnement à distance et en présence

Caractéristiques essentielles d’un dispositif de FOAD, les services d’accompagnement, qu’ils soient à distance ou en présence, synchrone ou asynchrone, doivent être identifiés et les dépenses qu’ils engendrent doivent être mesurées le plus finement possible. Tout comme les tâches de coordination, ces activités interviennent à différents moments et nécessitent l’intervention de différents acteurs (enseignants surtout, agents administratifs ou techniciens) et la mobilisation de matériel. Ces activités interviennent dans la phase d’exploitation du dispositif.
L’inventaire détaillé des dépenses inclut toutes les tâches afférentes à ces services (voir le principe n°3).
Le cadrage du projet et l’identification des postes de dépenses, prenant en compte les spécificités d’un budget propre aux dispositifs de FOAD, ont permis de monter un premier budget prévisionnel.

Principe n °6 : Retour sur investissement potentiel et (re)évaluation du dispositif

Il faudra également envisager la rentabilité de l’investissement, la durée de vie du projet dans son modèle de départ, et les phases de développement possibles du dispositif. Par exemple, combien d’inscrits annuels ce dispositif peut-t-il gérer avec les moyens (financiers, matériels et humains) disponibles ? Comment augmenter la capacité d’accueil et à quel coût (nouveaux investissements et recherche de fonds) ?
Une évaluation efficace du dispositif passe par la mise en place d’indicateurs clés permettant de mesurer la performance. On peut en proposer quelques-uns : taux de réussite, pourcentage d’abandon ou de réinscription, satisfaction des apprenants, taux de participation/ assiduité aux services d’accompagnement proposés.

Sources consultées :

-       Une étude sur les coûts de la FOAD, réalisée en avril 2003 sur 3 dispositifs de FOAD, dans le cadre de l’appui aux projets campus numériques soutenu par le Bureau B3 de la Direction de la Recherche et des Technologies du Ministère de l’Education Nationale : http://www.educnet.education.fr/chrgt/FOAD-couts.pdf

-       La dimension économique de la formation ouverte et à distance : de la question du marché à la question des coûts. MORIN Philippe – octobre 2004 : http://www.centre-inffo.fr/La-dimension-economique-de-la.html

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